感染対策の観点から見ると、良い取り組みである一方、成果物の提出が主な評価ポイントとなる制作会社では、自宅でもいかに業務を効率化させるかというところが課題として挙げられます。

今回は、リモートワーク導入中の制作会社がおすすめする業務効率化ツールをご紹介します！もちろん出社型の制作会社や個人の方でも使いやすいサービスを紹介するのでぜひ参考にしてください！

業務効率化とは

業務効率化とは、「組織にとって無駄の少ない状態にするためのもの」と筆者は捉えています。

というのも、個人の視点で見ると「非効率なのでは？」とされるものも、ある組織にとっては劇的に業務が効率化されるというものもあるためです。

そのため、業務効率化は企業それぞれ、組織、部署それぞれで改善すべき点や課題が違ってくるのは当然で、各課題に対して的確なアプローチが必要です。

誰でもできるようにすること

• 暗黙知の言語化することでノウハウ化する
• 自分だけができる作業を減らし、属人化を避ける
• 特定の人だけが知っている情報をなくし、透明性を高める

組織の中で、誰か一人しかできないことや、暗黙のルールがある場合は、属人化を避け、情報の透明性を高めることが重要です。

例えば、誰か特定の人しかできない業務があると、その人が休暇をとったり、はたまた退職をしてしまった場合には作業が進まなくなってしまいますよね。

誰でもすぐに情報にアクセスできたり、ノウハウを知ることができる環境を整えるだけで、「誰かがいないとできない」という業務をなくし、組織全体の業務効率化に繋がります。

いつでもできる状態にすること

• 電話のような同期的な（その場に居合わせないとできない、タイミングを合わせないとできない）コミュニケーションは相手の時間を奪ってしまうので、通常は避ける
• 緊急の事情や、話さないと分からないような難しい議題については話す時間を作る（逆に言うと連絡事項はテキストでのコミュニケーションで済ませるようにする）

スケジュールを合わせないと話が進まない、作業ができないという状態は、著しく業務の効率を低下させます。

特に、電話のような同期的なコミュニケーションは相手の時間を奪ってしまうので、緊急時や話さないとわからないような場合を避ける方が良いです。

基本をテキストコミュニケーションにするだけでも、業務の合間でやりとりができるので、他の業務の手が止まりにくくなります。

簡単にできるようにすること

• ルーティンの作業を簡易化・自動化する
• 自動化することでヒューマンエラーを減らす

ルーティン作業や単純作業であれば、簡易化・自動化することも重要です。例えば、新人社員が入社してきた際に、単純作業などのノンコア業務を教えるのに時間をかけていては、教育者にも新入社員にもコストがかかってしまうことになります。

ITツールなどを使って自動化できるものは積極的に導入することで、他のコア業務に時間をかけられる上に、ヒューマンエラーの削減にも繋がります。

業務効率化ツールの選び方

業務効率化ツールは、いろいろなツールがありますが、どれを選んだら良いかわからないという方も多いでしょう。

基本的には、予算感や操作性、サポートの充実度を重視した方が良いですが、予算の範囲内でも導入後のサポートがしてもらえないサービスを選んでは本末転倒なので、多角的な視点からより良いサービスを選択していくべきです。

費用の構造（ユーザー数課金など）

業務効率化ツールの費用構造は、利用するユーザー数によって料金が加算される仕組みが一般的です。

無料で利用できるツールもありますが、ユーザー数が数名程度であったり、オプションが高額であったりする可能性もあり、制限が多いので、注意が必要です。

導入の検討段階なのであれば、無料のものや、格安で利用できるものをいくつかお試しで導入し、使用感を確認してから本格的に導入すると、費用に対してどのくらいのサービスが受けられるのかを体感する事ができます。

サポートの充実

業務効率化ツールなどのITツールは、導入した事がないという方も多い上に、利用中にトラブルが起きる可能性もあるため、導入前はもちろん、導入後もサポートしてくれるかどうかを指標にすると良いです。

しかし、公式サイトなどには良い情報のみしか載せていない可能性もあります。そのため、利用者の口コミやサービスに関する記事を確認し、実際に使用している人の感想に目を通したり、使いこなすコツが書いてあれば参考にして学習するのがおすすめです。

UIの重要性

業務効率化ツールは、導入後に社員が使い続けることになります。そのため、ITツールに慣れていない年配の従業員や新人社員でも、直感的に使えるUIであることが重要です。

また、機能は似ていても、デザインや細かいインタラクションで差が出ているツールも多いので、その場合は、使いやすさだけでなく「綺麗」や「おしゃれ」など、使いたくなる見た目かどうかで判断しても良いかもしれませんね。

業務効率化ツールのおすすめ

Notion

https://www.notion.so/ja-jp/customers

Notionは、プロジェクトごとや組織ごとにノウハウや、作業進捗をまとめておく事ができる、ドキュメントツールです。誰でも情報にアクセスでき「誰でもできる」という状態を作ってくれます。

ページ同士のリンクやテンプレート作成など、便利な機能が充実しており、Wikiを作るような感覚で業務に関することを資料化できます。また、作成した資料はそのままシェアすることもできるので、業務に関する情報を１人しか知らないという状態を作りません。

GiFTでは、たくさんのプロジェクトが並行して動いていると煩雑になってしまいがちな情報の集約場所として重宝しています。プロジェクト用のページを1枚作成すれば、そのページをどんどん使いやすくカスタマイズしていきながらプロジェクトを進めていくことができます。

個人であれば無料で利用できるので、まずはNotionを使って自分のメモを作成してみることから試してみてください。

Slack

https://slack.com/intl/ja-jp/customer-stories?geocode=ja-jp

Slackは、社内外の人といつでも繋がれるコミュニケーションツールです。個人チャットでやり取りをしたり、グループも作成をしたりすることもできるため、LINEを使ったことがある方であれば直感的に操作が可能です。

特に、メールでのやり取りの場合は、都度送信するメンバーを決めたり、後で情報を探すのに時間がかかったりすることも多いです。その点、Slackであればグループチャット内、個人チャット内ともに後で検索したり見返したりする事ができます。

さらに、Slackはハドルミーティグと言って、Slack上から無料で電話をかけられる機能もあるので、テキストコミュニケーションのなかで、どうしても話さないといけない事があればすぐに電話をかけて解決することも可能です。

GiFTではプロジェクトごとにチャンネルを分け、連絡を密に取りながら進めています。このあたりのリモートワークの進め方は別で記事にする予定です。

機能に制限はあるものの、無料で利用できるプランもあるので、チャンネル数を増やしすぎずに少人数のチームから利用してみるのも良いでしょう。

freee

https://www.freee.co.jp/cases/

freeeは、人事・経理作業を自動化できる業務効率化ツールです。人事関連や経理関連の部署では、従業員の給与や、会社の収支の管理など、重要な業務を担っており、ミスが起こると会社の信用にも関わる可能性があります。また、会計業務に関しては専門知識がないと作業ができないケースも多く、属人化が著しいです。

その点、人間がおこなっていた作業を、知識なく自動で遂行してくれるツールを利用することで、ヒューマンエラーや属人化による業務効率低下を防ぐことができるようになります。

最適なものがなければ開発も可能

登録するだけで使えるツールは手軽に導入できるものの、業務にフィットしない場合もあります。その場合はツールの開発依頼をすることも1つの手段として考えられます。

開発をする際は、下記の３つのポイントを重視しましょう。

1. 最初から100%のものを作ろうとしない

自社に合う業務効率化ツールを作成するのであれば、100％のツールを作りたいと考える方も多いかもしれませんが、これは間違いです。日々の作業には、たくさんの「例外的なもの」が存在しますが、ITツールは例外のものに対する処理が苦手です。

最初から完全な自動化を目指すと、あらゆるケースに対応させるため、開発期間やコストが膨らんでしまうことになりかねません。

まずは、第一歩として作業を半分にする事ができればOKなど、目標値を決めたり、単純作業から自動化を考えていったりする事が重要です。

2. 使う人のためを考える

業務効率化ツールは、ツールを使う人によって大きく性質が変わることもあります。極端な例で言えば、全くツールが使えない人にとってみれば、ツールを使わず手作業でする方が早いという場合もあるのです。

そのため、業務のことだけを考えて開発依頼を進めるのではなく、現場にはどのような人がいて、どんな点で時間がかかっているのか課題を見つけ出し、現場の目線を大切にしてツール選定や導入を進めていくのがポイントです。

3. 既存の組み合わせの可能性を考えてみる

業務効率化ツールは、既存のサービスやツールと組み合わせることができるツールも多くが多くあります。例えば、Slackであれば、タスク管理ツールやカレンダーなどと連携する事が可能です。

そのため、開発を進める上で、すべてをゼロから作る必要はなく、現状利用しているツールを見直して、連携させるなど、活用の幅を広げることも検討すると、複数箇所の業務効率化にも繋げられます。

業務効率化は、課題を明確にし、明確になった課題に対して的確にアプローチするためにも、下記のポイントを押さえておくことが重要です。

• 誰でもできるようにすること
• いつでもできるようにすること
• 簡単にできるようにすること

逆に言えば、現状業務負担がかかっているところは、属人化していて、タイミングを合わせないとできない、また、ヒューマンエラーが起こりやすい業務であるという可能性が高いです。このように、逆の目線で課題を探してみると、意外に見つかりやすいかもしれません。

現状の課題にフィットする業務効率化ツールが見つからない場合は、ぜひ開発依頼を検討してみてください。