しかし、打ち合わせもオンライン前提のものになったことで、WebサービスやWebシステムの制作は複雑な仕様の判断が必要な分野に関しては、リモートワークでのコミュニケーションにストレスや摩擦を感じている方も多いでしょう。

さまざまなワークフローの見直しを行わざるを得なくなった状況下で、GiFTではどのようにしてリモートワーク業務を円滑に進めているのかを解説します！今回の記事では、リモート会議の資料作成のポイントにフォーカスして解説するのでぜひ参考にしてください。

リモート会議の資料作りのポイント

“触ることのできる資料”をつくる

リモート会議の資料作りでは、頭の中のイメージを相手に具現化して伝えなければならないため、なるべく、「相手も操作できる」「触ることのできる」ものを資料とするのが良いです。

例えば、Figmaやmiroなどを使い、チームで同時編集できるようにすると、システムの仕様やデザインなども、その場でイメージを聞きながら調整できるため、認識のずれがないよう確認しながら会議が進められます。

特に、リモート中心のコミュニケーションは言葉以外の情報が伝わりづらく、制作会社では勘違いや認識のずれが、大きな問題に繋がる可能性もあるため、「思い描いているイメージ」のすり合わせが非常に重要です。その点、「触ることのできる資料」を作ることで思い描いているイメージが相違なく伝わり、円滑な業務遂行に繋がります。

見返しやすいようにまとめる

リモートワークにおけるオンライン会議で共有された資料は、いつでもプロジェクトメンバーがアクセスでき、確認できるようにしておく必要があります。何故ならオンライン会議の資料はどこにどのリンクがあるかわからない状態に陥りやすく、プロジェクトの進行を妨げてしまう可能性があるためです。

そのため、GiFTでは、会議で共有したリンクなどをGoogleドライブやNotionなどのリンク共有アプリを利用して、プロジェクトメンバーが進捗や内容を確認したい時にいつでもみる事ができる状態を作っています。

リモートワークは、コロナをきっかけに初めて導入したという企業も多く、色々と摩擦があるものの、リモートワークやオンライン会議で業務を行いやすくなったこともたくさんあります。

例えば、GiFTには遠方のクライアントなどもいらっしゃいますが、初回の打ち合わせだけ現地で行い、その後はオンラインに移行することで移動の負担を無くすなど、柔軟に対応できるようになりました。また、画面共有によって、全員が同じ画面をみる事ができるようになったので、紙の資料の用意や見ているページの違いによる勘違いが無くなったのも利点です。

オフラインは色々な意見が飛び交うこともありますが、リモートでは一人ずつ話をするので、話が交差したり、逆に意見をしにくくなるということもありません。

「リモートだから全ての場合でオンライン会議にしなければならない」と縛られた考えを持つのではなく、初めての顔合わせは、オフラインで行うなど、業務が進めやすいように「リモートワークを使っていく」感覚で良いと思います。

時には現地でがっつり打ち合わせをするなど、さまざまな状況に合わせながら、最適な方法で制作を進めるアイデアを常に試していく事が、リモートワーク導入後もストレスなく円滑に業務を進めていくポイントと言えます。